Система комплексного обеспечения персонала Группы Газпром электронными средствами обучения позволяет организовать обучение рабочих всех дочерних обществ и организаций ПАО «Газпром» в соответствии с производственными потребностями, в кратчайшие сроки, в безопасных условиях, без остановки технологических процессов. Разработанная система позволяет при организации обучения добиться полного соответствия требованиям законодательства и профессиональных стандартов, а также стандартизировать деятельность по формированию компетентности персонала. Результаты внедрения системы: централизация обучения персонала, снижение затрат на обучение, повышение эффективности обучения, быстрая адаптация рабочих к производственным процессам при перемещениях.
Разработанная практика обладает достаточной универсальностью и может быть рекомендована компаниям, практикующим корпоративное обучение с большой численностью персонала, в том числе занятого на опасном производстве и работами, связанными с риском или сложными условиями.
Актуальность
Предлагаемые на рынке учебные материалы и средства обучения зачастую не учитывают специфику конкретного производства, текущих и перспективных потребностей потребителей данных продуктов; информационный материал дублируется в различных источниках, не систематизирован и не взаимосвязан, не позволяет сформировать стандартизированные знания, умения и навыки у рабочих всех предприятий. Отсутствие централизованного подхода ведет к неэффективным затратам организаций на закупку и/или разработку электронных средств обучения, дублированию одних и тех же расходов в рамках всех предприятий. Отсутствие инструмента анализа использования электронных средств обучения не позволяет оценить эффективность их применения и целесообразность разработки. Практика направлена на разрешение обозначенных проблем.
Цели и задачи
Цель: организовать систематизированный процесс планирования, проектирования, разработки, поставки и мониторинга использования электронных средств обучения.
Задачи:
1. Разработка актуальных, востребованных типовых электронных средств обучения персонала Компании;
2. Организация процесса обучения персонала Компании с использованием электронных средств обучения;
3. Реорганизации процесса обучения с учетом вновь введенных требований законодательства (в части применения профессиональных стандартов);
4. Обеспечение всех структурных подразделений и филиалов Компании возможностями по использованию электронных средств обучения;
5. Оценка эффективности применения электронных средств обучения;
6. Поддержание актуальности и работоспособности разработанных электронных средств обучения.
Средства и способы реализации практики
Созданная система обеспечения электронными средствами обучения распространяется на все дочерние общества и организации, входящие в состав ПАО «Газпром» и ведущие образовательный процесс. Организационная модель предполагает поэтапное и систематизированное выполнение ряда действий:
1) Определение потребности в электронных средствах обучения
Потребность в разработке электронных средств обучения Группы Газпром формируется на основании:
- требований законодательства (нормативные акты надзорных органов, Закон об образовании, профессиональные стандарты, обязательные к применению в Компании);
- Комплексных программ развития Компании и анализа приоритетных направлений развития;
- требований изменяющихся условий производства, перспектив внедрения новых технологий, совершенствования бизнес-процессов;
- заявок всех производственных филиалов и структурных подразделений Компании (Администрации, дочерних обществ и организаций ПАО «Газпром»).
В системе непрерывного фирменного профессионального образования ПАО «Газпром» (СНФПО) организацией-разработчиком электронных средств обучения может выступить любое дочернее общество или организация, входящая в состав Газпром.
С целью рационального использования финансовых, материальных и трудовых ресурсов Компании ежегодно утверждается централизованный план разработки электронных средств обучения (Координационный план разработок).
В плане указаны наименования учебно-методических материалов и электронных средств обучения и их планируемые разработчики – дочерние общества и организации ПАО «Газпром». Координационный план 2016-2017 гг. включает в себя 141 наименование электронных средств обучения 25 разработчиками ПАО «Газпром».
ЧУ ДПО «Газпром ОНУТЦ» (ОНУТЦ) является основным разработчиком электронных средств обучения СНФПО. ОНУТЦ ежегодно собираются и анализируются заявки на разработку учебно-методических материалов (вид, тема, содержание) от дочерних обществ и организаций ПАО «Газпром», учитываются требования законодательства, Программ, Планов, поручения Администрации ПАО «Газпром».
В 2016 г. ОНУТЦ получено 140 заявок на разработку электронных средств обучения от 35 дочерних обществ и организаций ПАО «Газпром». В перечень работ ОНУТЦ 2017 г. вошло 30 наименований.
2) Разработка актуальных и востребованных электронных средств обучения
С целью централизации затрат и стандартизации информационного материала Заказчиком основной доли разрабатываемых электронных средств обучения является Администрация ПАО «Газпром». Исполнителем Заказа является ОНУТЦ.
Процесс создания всех электронных средств обучения унифицирован и включает основные этапы:
- подготовку и утверждение требований (технического задания);
- разработку и согласование описания технологического процесса;
- разработку и согласование программного обеспечения – макета;
- сдачу электронного средства обучения Заказчику.
В целях соответствия содержания разработок производственным реалиям организован процесс согласования. После выполнения каждого этапа макет будущего электронного средства обучения согласовывается с будущим пользователем (учебные заведения и образовательные подразделения СНФПО, производственные подразделения дочерних обществ и организаций ПАО «Газпром») и Заказчиком.
Принципы и этапы планирования, создания и использования электронных средств обучения в ПАО «Газпром» определяются Положением о планировании, создании и использовании учебно-методических материалов в Системе непрерывного фирменного профессионального образования персонала ПАО «Газпром».
Разработанные ОНУТЦ электронные средства обучения имеют не менее двух положительных рецензий производственных подразделений дочерних обществ ПАО «Газпром», а также технические акты согласования каждого этапа проектирования. Это позволяет считать разработки ОНУТЦ актуальными и принимать в качестве типовых для отрасли.
3) Обеспечение унификации и доступности электронных средств обучения для всех возможных пользователей
Для удобства разработчиков и пользователей электронных средств обучения в СНФПО разработан и используется единый классификатор, в оформлении применяется единообразный подход.
Требования к разработке, содержанию, оформлению и классификации, а также порядок согласования, контроля, рецензирования, утверждения, приемки и внесения изменений в электронные средства обучения определяется документами «Унификация учебно-методических материалов и их оформление» и «Требования к содержанию и оформлению компьютерных обучающих систем».
В целях агрегирования информации обо всех разработанных электронных средствах обучения создана единая библиотечная база - «Фонд учебно-методических материалов», сопровождение которой выполняет ОНУТЦ. Доступ к базе реализован через сайт http://snfpo.ru/umm
В базе представлено 4508 аннотаций на учебно-методические материалы (в т.ч. электронные средства обучения), разработанные для обучения в СНФПО. Из них 1333 разработано ОНУТЦ.
Данные о разработках хранятся в виде аннотаций и позволяют пользователям сформировать представление о назначении (профессии рабочих, направление деятельности), составе разработанного средства (содержание, названия учебно-методических разделов и учебно-тренировочных заданий), датах разработки и актуализации, условиях использования (программных и аппаратных требованиях).
На сайте реализована возможность онлайн заказа (скриншот), что обеспечивает доступность электронных средств обучения для всех участников системы.
Функции по распространению электронных средств обучения в дочерних обществах ПАО «Газпром» выполняет ОНУТЦ. Для этого в учреждении оснащен кабинет по производству полиграфических работ. Все разрабатываемые электронные средства обучения имеют защиту от несанкционированного доступа аппаратными средствами.
Технические возможности пользователей являются важным аспектом формирования доступности электронных средств обучения. В ПАО «Газпром» доступ к электронным средствам обучения реализуется не только из специализированных учебных кабинетов, но и с рабочих мест посредством специализированного удаленного портала.
Порталы удаленного доступа к электронным средствам обучения в 2017 г. активно используются в 8 дочерних обществах ПАО «Газпром». К 2018 г. их внедрение запланировано 17 дочерними обществами ПАО «Газпром». В целях методической поддержки ОНУТЦ разработан Регламент организации обучения работников филиалов дочерних обществ ПАО «Газпром» с использованием удаленного доступа.
4) Организация постоянного мониторинга использования электронных средств обучения и оценки эффективности их применения
В целях оценки эффективности разработки и применения электронных средств обучения необходимо ведение постоянного мониторинга их использования основными подразделениями и филиалами Компании. Анализируемые данные должны быть достоверны и объективны, а также легкодоступны для сбора и обработки.
Для ведения статистики обучения с использованием электронных средств обучения ОНУТЦ создана автоматизированная система «Информационно-статистическая система» (ИСС). Система поставляется в комплекте с электронными средствами обучения. Без ИСС электронные средства не запускаются. ИСС позволяет вести базы данных о количестве пользователей электронных средств обучения, количестве и результатах сданных экзаменов, времени использования.
По заказу ПАО «Газпром» ОНУТЦ ведет мониторинг использования электронных средств обучения дочерними обществами и организациями. В рамках мониторинга предусмотрен расчет ряда показателей, которые позволяют:
- выявить и оперативно устранить проблемы при использовании электронных средств обучения;
- получить объективную оценку качества разработок и сформировать предложения по его повышению в будущем;
- проанализировать соответствие запланированного и реального эффекта от использования электронных средств обучения;
- сформулировать управленческие решения.
С целью повышения мотивации персонала образовательных подразделений и учебных заведений к переходу от традиционных форм обучения к электронным средствам ОНУТЦ проводит конкурс на звание «Лучшая образовательная организация СНФПО по использованию компьютерных обучающих систем».
5) Контроль и поддержка электронных средств обучения в процессе использования
В целях поддержания актуальности, эффективности и работоспособности электронных средств обучения, имеющихся у пользователей, ОНУТЦ создан механизм получения обратной связи и сопровождения разработок на всех этапах жизненного цикла.
Обратная связь от пользователей поступает посредством различных каналов – разделы «Часто задаваемые вопросы» (скриншот) и «Форум» (скриншот) на сайтах http://onutc.ru и http://snfpo.ru/umm), электронная почта, телефон.
С целью систематизации обработки обращений потребителей в ЧУ ДПО «Газпром ОНУТЦ» разработан «Регламент обработки обращений потребителей», который определяет порядок классификации обращения и подготовки ответа на обращение.
Сопровождение разработанных электронных средств обучения реализовано в виде информационной, методической и технической поддержки.
В целях актуализации и на основании изменений законодательства, нормативных и регламентирующих документов электронные средства обучения перерабатываются с последующей заменой версий у пользователей.
В целях эффективного использования электронных средств обучения педагогическими работниками в комплекты поставки включаются методические рекомендации по их использованию. По разработанным программам проводятся обучающие семинары по использованию электронных средств обучения (в очной, заочной, выездной формах).
В целях обеспечения работоспособности, устранения ошибок, расширения возможностей для использования электронных средств обучения (операционные среды, технические средства и пр.) ОНУТЦ проводит корректирующие действия по программной доработке с последующей заменой версий у потребителей.
Критерии результативности
Критериями результативности внедрения системы электронных средств обучения являются:
- количество актуальных, достоверных, востребованных электронных средств обучения, разработанных для обучения персонала Компании;
- численность персонала, прошедшего обучение с использованием электронных средств обучения;
- соблюдение требований законодательства (обязательных профессиональных стандартов) при организации процесса обучения;
- оценка обучения с использованием электронных средств обучения по сравнению с традиционными видами/формами обучения;
- преобладание используемых электронных средств обучения в учебном процессе над традиционными;
- обеспечение максимального числа профессий рабочих и специальностей электронными средствами обучения.
Данные о результативности
В процессе реализации системы в ПАО «Газпром» достигнуты следующие результаты:
- более 1800 электронных средств обучения разработано ОНУТЦ и используется в дочерних обществах и организациях ПАО «Газпром»;
- более 50 000 рабочих Группы Газпром ежегодно обучается с использованием электронных средств обучения;
- электронные средства обучения разработаны для обучения по 75 % всех профессий Группы Газпром;
- для планирования, создания, обеспечения и использования электронных средств обучения создана единая методическая база, охватывающая всю Группу Газпром;
- 74 дочерних общества и организации ПАО «Газпром» используют электронные средства обучения не только в образовательном процессе, но и для самоподготовки в условиях без отрыва от производства;
- 85 % от общего числа применяемых электронных средств обучения в образовательных подразделениях дочерних обществ ПАО «Газпром» составляют электронные средства обучения, разработанные ОНУТЦ;
- по данным на 2016 г. оценка качества обучения электронными средствами составила 4,35 балла (по 5-ти балльной шкале), что является высокий и постоянным результатом в отношении к предыдущим годам;
- в процессе сопровождения ранее разработанных электронных средств обучения произведено 104 корректирующих действия для поддержания достоверности, актуальности и работоспособности. Каждая переработанная версия заменена у потребителя.
Используемые показатели результативности, включая методику их сбора и определения, являются валидными и надежными, что обеспечивается внедренной Системой менеджмента качества, сертифицируемой на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2008.
Нормативная база практики
Закон об образовании;
профессиональные стандарты, обязательные к применению в ПАО «Газпром»;
Положение об СНФПО ПАО «Газпром»,
Положение о планировании, создании и использовании учебно-методических материалов в Системе непрерывного фирменного профессионального образования персонала ПАО «Газпром»;
Унификация учебно-методических материалов и их оформление;
Требования к содержанию и оформлению компьютерных обучающих систем;
Регламент организации обучения работников филиалов дочерних обществ ПАО «Газпром» с использованием удаленного доступа;
Положение о конкурсе на звание «Лучшая образовательная организация СНФПО по использованию компьютерных обучающих систем»;
Регламент обработки обращений потребителей.
Ограничения для применения опыта, риски, возникающие при внедрении и механизмы их минимизации
В реализации практики существуют ряд рисков и ограничений:
- ресурсозатратность на всех этапах реализации практики.
Для минимизации риска предполагается возложение функции координации всего процесса на одну организацию/исполнителя. В ПАО «Газпром» это ОНУТЦ. Система является концентрационной и предполагает одного заказчика и одного разработчика. Остальные потребители получают копию готового продукта, что позволяет снизить финансовые затраты каждого участника системы.
- сложность оценки эффективности внедрения системы.
Предполагает сбор и анализ большого массива данных по различным показателям (в т. ч. производственным) всех структурных подразделений Компании. Использование электронных средств обучения косвенно отражается на производственных показателях, эффект от обучения достигается в перспективе нескольких лет.
- дефицит доступности использования электронных средств обучения.
Не на всех местах рабочих есть ПЭВМ. С целью минимизации риска необходимо поддержание технической оснащенности образовательного процесса Компании, ее постоянное обновление с учетом тенденций технического прогресса. ОНУТЦ в свою очередь осуществляет процесс сопровождения и переработки электронных средств обучения, а также ведет работу по созданию универсальных средств, функционирующих в любых имеющихся на сегодняшний день операционных средах и воспроизводимых на различных устройствах (компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны).
Примеры тиражирования практики в других регионах, компаниях, организациях
74 дочерних общества и организации ПАО «Газпром» внедрили систему.
Также система была тиражирована для внедрения в «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд», ТОО «ДУИТ-телеком» (Казахстан), АО «Интергаз Центральная Азия», ООО «Газпром трансгаз Беларусь», ООО «Газпром Кыргызстан».
